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¿Funciona bien nuestro canal de denuncias?

//¿Funciona bien nuestro canal de denuncias?

¿Funciona bien nuestro canal de denuncias?

 

De acuerdo a la mayoría de los estudios realizados sobre la eficacia de las medidas de detección de fraudes e irregularidades, el campeón es, sin ningún genero de dudas, el canal de denuncias (y su posterior investigación).

Por ejemplo, según el Report to the Nations de 2016 elaborado por ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) en el que se analizan 2.410 casos de fraudes en 114 países, el 43% de los casos fueron detectados a través de las denuncias recibidas, en su mayor parte a través de canales formales. El segundo método de detección ha sido los procedimientos de Auditoría Interna, pero a una larga distancia, con un 18% de los casos.

Por otra parte, para que un Canal de denuncias pueda ser considerado operativo, debe de recibir al menos una denuncia anual por cada 250 usuarios.

Si este no es el caso de su empresa, sería recomendable que se realizara una revisión del Canal de denuncias que se ha implementado.

Hay varios factores, además de las tipicas excusas culturales, que pueden afectar a la eficacia o no del Canal. Lo primero que hay que revisar es si los potenciales usuarios (tanto empleados como otros stakeholders) han recibido una adecuada formación y si se ha realizado una difusión periodica del mismo con recordatorios de concienciación cada cierto tiempo.

Además, hay otros factores importantes que potencian el uso de estos canales. Podemos considerar que los canales más operativos cuentan con la mayoría de estas caracteristicas:

  • Externalizado: gestionado por profesionales externos a la empresa, también denominados Ombusman en la terminología internacional, que garantice la independencia y confidencialidad del sistema.
  • Confidencial: garante absoluto de la confidencialidad de denunciantes y denunciados. Habría que valorar incluso la tramitación de denuncias anonimas.
  • Seguro y trazable: sistema seguro desde la recepción hasta el cierre del expediente con una total trazabilidad de los correspondientes pasos.
  • Cumplimiento legal: acorde a los requisitos legales (en España, Ley Orgánica de Protección de Datos) y registro de ficheros ante la Agencia de Protección de Datos.
  • Global: receptor tanto de denucias como de cualquier tipo de consultas relacionadas con materias de cumplimiento, dilemas éticos, código de conducta, asuntos regulatorios, politicas, procedimientos, controles, etc. Debe potenciar la concienciación y cultura ética de la empresa.
  • Abierto: a todo tipo de usuarios, tanto empleados como otros stakeholders (clientes, proveedores, accionistas, agentes, organismos, business partners,……..) con los que se relacione la organización.
  • Multicanal: posibilidad de realizar denuncias a través de cualquier meio disponible (electronico, correo ordinario, telefono, buzón interno,……)
  • Flexible: adaptable a cambios organizativos y/o de actividades de la organización.
  • Ágil: aportando una rápida respuesta.
  • Coordinado: constante comunicación y coordinación entre el Ombudsman y el Comité Ético de la organización
  • Completo, integrado y planificado: sistema que permita cubrir todo el proceso (desde la recepción de la denuncia hasta la conclusión de las investigaciones que procedan), integrado en la operativa de la organización y con un protocolo de actuación claramente establecido que evite sorpresas e improvisaciones en el momento de tener que afrontar una investigación.
2017-11-17T10:05:58+01:00Tags: , |

About the Author:

Eva Melantuche
Licenciada en Derecho, Diplomada en Empresariales, Curso de Practica Procesal Penal, Curso de LOPD, Master en Derecho de Derecho de las Tecnologías, Curso Compliance Officer, Master en Compliance y Auditora interna en ISO 9001 y Auditora Laboral.

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